Cas pratiques

Suivi des temps par projet

Le temps passé par projet finissait toujours en tableur, avec ressaisie à chaque bilan.

Le problème

Suivre le temps passé par personne et par projet sans repasser par un tableur qui finit en versions parallèles et en ressaisie au moment de facturer ou de faire le bilan.

La solution

Un espace de saisie unique où chacun renseigne ses heures en quelques secondes ; les vues de consolidation par projet, par période et par intervenant se mettent à jour toutes seules — plus rien à recoller à la main en fin de mois.

Superhuman Docs

Cas réalisé pour Alliance Alice, en tant que consultante Tarabiscodé — partenaire certifié Superhuman Docs.

Suivi des délais de commande

Comprendre où se situaient les goulots d'étranglement, sans données pour aller au-delà des impressions.

Le problème

Comprendre ce qui prenait du temps dans le traitement d'une commande et où se situaient les goulots d'étranglement — sans données, ces questions restaient des impressions.

La solution

Le même outil que pour Alliance Alice, réadapté au parcours d'une commande : le temps est rattaché à chaque étape du processus, ce qui rend visible sa durée réelle et permet de fixer des objectifs de délai à ne pas dépasser.

Superhuman Docs

Cas réalisé pour Bramial (BTP, Portugal), en tant que consultante Tarabiscodé — partenaire certifié Superhuman Docs.

Réservation de ressources pédagogiques

Une dizaine de ressources et une quinzaine d'animateurs à caler à la main, avec toute la charge mentale que ça suppose.

Le problème

Astu'sciences loue une dizaine de ressources pédagogiques à des écoles et médiathèques ; caler les dates selon les disponibilités et réécrire les mêmes mails en boucle représentait des heures perdues — et surtout la charge mentale de tout garder en tête, gérée par une seule personne.

La solution

Un calendrier centralisé des emprunts et des interventions, une interface de suivi des demandes en cours, et des mails automatiques déclenchés à chaque étape : le processus est porté par l'outil plutôt que par la mémoire de la personne qui le gère.

Airtable
Gestion d'un événement

5 000 visiteurs, 800 exposants, 54 projets — à coordonner entre formulaire, tableur et boîte mail.

Le problème

Pour Exposciences Auvergne, gérer les inscriptions de 800 jeunes exposants et 54 projets entre un formulaire, un tableur, une boîte mail et des relances manuelles n'était plus tenable à cette échelle.

La solution

Un formulaire d'inscription relié à une base centralisée avec confirmations automatiques, une liste des participants publiée en direct sur le site, des interfaces de chiffres clés et des listes opérationnelles par jour — sans que personne n'ait besoin d'un compte Airtable pour consulter ce qui le concerne.

Airtable

Cas réalisé pour Astu'sciences, à l'occasion d'Exposciences Auvergne : 5 000 visiteurs, 800 jeunes exposants, 54 projets inscrits.

Gestion des adhésions

Adhésions, paiements et annuaire suivis sur des fichiers séparés, jamais à jour en même temps.

Le problème

Piloter les adhésions d'une association — personnes physiques et structures —, suivre les paiements et tenir un annuaire à jour, sans multiplier les fichiers ni les ressaisies.

La solution

Un système articulé autour des contacts, des structures et des transactions, avec un espace adhérent, un annuaire en ligne alimenté par les mêmes données, un tableau de bord d'administration et une connexion à Qonto pour rapprocher les paiements.

Superhuman DocsQonto

Cas réalisé pour le Club de la Presse Auvergne, en tant que consultante Tarabiscodé — partenaire certifié Superhuman Docs.

Génération de l'infolettre

Une infolettre compilée à coups de copier-coller, avec des erreurs à chaque édition.

Le problème

L'infolettre était alimentée par des contenus reçus au fil de l'eau par mail, avec des pièces jointes à récupérer une par une et une mise en forme faite à coups de copier-coller — fastidieux et source d'erreurs.

La solution

Une chaîne complète de la boîte mail à l'envoi : les contenus sont agrégés automatiquement, la rédaction se fait dans l'AI view de Superhuman Docs, et un bouton d'approbation génère l'infolettre et l'envoie via Brevo.

Superhuman DocsGmailBrevo

Cas réalisé pour le Club de la Presse Auvergne, en tant que consultante Tarabiscodé — partenaire certifié Superhuman Docs. 4 heures gagnées chaque semaine.

Génération des visuels réseaux sociaux

Une heure de copier-coller chaque semaine pour mettre en forme le carrousel réseaux sociaux.

Le problème

Chaque semaine, Le Connecteur compilait à la main les informations repérées pour son carrousel de 8 pages « En bref » — une heure de copier-coller, chaque semaine.

La solution

La collecte se fait via un web clipper Airtable au fil de l'eau ; en fin de semaine, un scénario Make génère en un clic les textes et le carrousel à partir d'un modèle Google Slides.

AirtableMakeGoogle Workspace

Cas réalisé pour Le Connecteur. 1 heure gagnée par semaine.

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